Registre UBO: nouvelles obligations KSJ avril 2021 - Dominique De Schutter

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, un registre UBO a été créé en Belgique, tout comme dans les autres États membres de l’UE. C’est une base de données centrale, gérée par le SPF Finances, qui conserve des informations sur les personnes physiques constituant notamment des sociétés (« bénéficiaires effectifs » ou « ultimate beneficial
owners », UBO en abrégé).

Les administrateurs ou les mandataires de sociétés existantes (y compris les sociétés simples) étaient tenus d’enregistrer les personnes physiques suivantes dans le registre UBO avant le 30 septembre 2019:

• les personnes physiques qui détiennent (in) directement plus de 25 % des droits de vote ou du capital, et/ou
  
• les personnes physiques qui exercent d’une autre manière un contrôle sur l’entité (par exemple, par le biais d’accords de vote ou de pactes d’actionnaires)
  
• si aucune personne physique répondant aux critères ci-dessus ne peut être identifiée, la direction générale de l’entité est le bénéficiaire effectif.

Toutes les entités nouvellement créées auront un mois pour s’enregistrer.

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, les services de police et les juges d’instruction, entre autres, ont accès au registre UBO. En outre, l’administration fiscale peut également avoir accès au registre UBO.

Les citoyens peuvent également demander un certain nombre de données du registre UBO, moyennant une identification préalable et un paiement. Cependant, le prénom, le jour de naissance, l’adresse et le numéro de registre national des UBO sont inaccessibles pour eux (pour des raisons de confidentialité). Les options de recherche sont limitées au numéro d’entreprise et au nom de la société. Ils ne peuvent donc pas effectuer de recherches au nom d’une personne physique.

Des sanctions peuvent être imposées sous la forme d’une amende administrative ou pénale si l’enregistrement n’est pas respecté ou si des informations incorrectes ou incomplètes ont été transmises au registre UBO.

Depuis le 11 octobre 2020, il faut télécharger sur la plateforme en ligne du registre UBO des documents prouvant que les informations concernant les bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles. Ces documents peuvent, selon la situation concrète, être une copie du registre des actionnaires, une copie des statuts ou une copie du pacte d’actionnaires. Il n’est pas nécessaire de fournir des informations sur les actifs (par exemple, le portefeuille de titres) de l’entité.

En outre, les informations téléchargées ne peuvent être consultées que par les autorités compétentes et non par les citoyens ou d’autres entités.

Les entités qui existaient déjà avant le 11 octobre 2020 auront jusqu’au 30 avril 2021 pour ajouter la documentation. Les entités qui enregistrent leurs UBO à partir du 11 octobre 2020 doivent immédiatement télécharger les documents nécessaires.

Nous tenons à souligner l’obligation de confirmer chaque année les informations du registre UBO. En 2020, aucune confirmation n’était requise et les informations contenues dans le registre UBO ont été automatiquement confirmées pour tout le monde au 30 avril 2020. À partir de 2021, cette confirmation annuelle doit avoir lieu sur la plateforme en ligne du registre UBO. Cette année, cette confirmation annuelle peut être combinée à l’ajout des documents probants comme expliqué ci-dessus.

Il est également important que le registre soit à jour. Tout changement au cours de l’année (comme l’arrivée ou le départ d’un associé, une modification des participations) doit toujours être communiqué dans un délai d’un mois au registre UBO.